Ahogy azt legutóbbi bejegyzésünkben olvashattátok, vállalatirányítás tematikájú podcastet indítottunk, az első adásban pedig körbejártuk az ügyvitel, az ERP legfontosabb jellemzőit, feladatait.
A mai témánk, hogy kinek való az ERP-rendszer, milyen feladatok elvégzésére ajánljuk, és hogyan kell elképzelni a bevezetését.
Kinek való az ERP?
Összetett kérdés, a legfontosabb, hogy legyenek folyamatai, legyen egy stabil üzleti terve azzal kapcsolatban, hogy honnan-hova szeretne eljutni, ha ez megvan, akkor már most érdemes elkezdeni felépíteni, időt lehet vele spórolni, hogy azok a kollégák, akiket felveszek a céghez, már rendszerbe tudjanak dolgozni, sokkal könnyebben fel lehet építeni így egy vállalatot.
Mik a folyamatok és mikor érdemes rendszerbe kötni?
Egy cég rengeteg folyamatot kezel, kezdve onnan, hogy felvesznek egy alkalmazottat (HR), kiadják mi a feladata, munkaideje kiosztása, szabadságkérdés, vannak CRM feladatok, hogy mikor mi történjen az érdeklődővel, mikor lesz vevő, hogyan szerződjenek vele.
Kétféle folyamattervet különböztetünk meg:
- Gyártósor verzió
Lépésről-lépésre haladva, A lépés után jön a B, utána a C és így tovább.
- Összetett folyamattervek (azoknál a cégeknél, ahol sok az elágazás)
Mi van akkor, ha nincs meg az összes folyamat, akkor is ajánlott ERP-t használni?
A helyes megközelítése az, ha csinálunk egy folyamattervet.
Példa egy üzleti folyamatterv összeállításához:
- Első lépésnek csináljunk egy folyamattervet
- Hogyan vigyük fel a partnereket, kell-e őket csoportosítani
- Ezután ha megkeresés történt, a partnerhez rendeljük, ezután mik a lépések
Ezeket összerakjuk egy folyamatábrába, utána minden egyes lépésnél tudunk alfolyamatokat csinálni, ennek megfeleltetni a céget, hogy jól tud-e működni és utána megfelelteti rá a programot azért, hogy így összeálljon az egész folyamat. Ezek fontos feladatok ahhoz, hogy idő és pénz terén megéri-e belekezdeni a folyamatba, profitot fogunk-e vele termelni.
Lehetséges az ERP 100 százalékát bevezetni, van ilyen cég?
Biztosan létezik, de minden hónapban jön egy új kérés, egy új változtatás. A jelenlegi gazdasági helyzetben, a covid óta a cégek nem feltétlen éves tervekben, hanem féléves folyamattervezésekben gondolkodnak, amihez folyamatos utánkövetés szükséges, ami rengeteg munkával jár, sokan ezért apránként, lépésről-lépésre, modulról-modulra haladnak.
A tapasztalat azt mutatja, hogy sok cég tökéletesen, milliméterről - milliméterre le akarja írni, hogy pontosan mikor, hol, minek kell megtörténnie, ami miatt elakadnak az elején. A helyes megoldás, a jó folyamattervezés az, ha kijelöljük a nagy mérföldköveket, és utána megyünk bele a legapróbb részletekbe.
Mit lehet tanácsolni egy olyan cégnek, akinek nincs tapasztalata a folyamattervezésről és szüksége van segítségre?
Első körben meg kell határozni, kinek mit akarok szolgáltatni, hogyan szolgáltatok, amennyiben vannak kollégák, velük egyeztetni, mi az, ami segítené a munkájukat, mivel lehetne gördülékennyé tenni a feladataikat, és fontos, hogy ez segítő, támogató funkció legyen, mindenféleképpen a magot össze kell rakni és utána egyeztetni egy folyamattervezővel a további lépések kapcsán.
A tervezésnél nem szabad elveszni a részletekben, úgy kell kitalálni a folyamatokat, hogy az nagyjából jó legyen, és utána lehet finom hangolni.
Mindenféleképpen olyan folyamatszervezővel kell dolgozni, akinek van tapasztalata, referenciája, vannak eszközei.
Miért érdemes adminisztrálni és mi a jelentősége?
Rendszergyorsító folyamat, nem kell ahhoz négy-öt emberrel kommunikálni, hogy a munkavállaló megtudja a számára releváns információkat, ha ki van adva a rendszerbe, hogy kinek mi a feladata, könnyebb nyomon követni, hol akadtak el, esetleges szabadság esetén könnyebb átvenni a kolléga feladatait úgy, ha látják a többiek, hogy hány százalék van kész (akár egy erre megfelelő checklist segítségével).
A cégnek az érdeke, hogy stabilizálni tudjuk a folyamatokat, és ennek megfelelően minőségi produktumot hozzunk létre, amivel nyereséget tudunk termelni, ehhez pedig nélkülözhetetlen a megfelelő minőségű, pontos adminisztráció.
Például ha valaki kiajánl tanácsadásra három órát, viszont a végén kiderül, hogy öt órát kellett vele dolgozni, azzal magának okoz kárt, tehát nagyon fontos precízen, pontosan adminisztrálni, hogy végén a valós óraszámot, valós munkaidőt számlázzuk ki.
Milyen iparágnak való az ERP-rendszer?
Nehéz iparágra lebontani, ami fontos, hogy legyen egy nagyobb kommunikáció, felelősség, raktározás, ahol vannak folyamatok, vannak feladatok, mert oda már nem elég egy számviteli program, hanem egy ügyviteli, ERP rendszer szükséges.
Összefoglalva nem feltétlen az iparágtól, hanem a cégtől függ, hogy érdemes-e bevezetni rendszert, és ha igen, milyet. Tehát az ügyvezető, cégvezető döntéseitől függ, meg attól, hogy mi a víziója, mit szeretne látni, a cég milyen folyamatokban működik.
Legyünk hatékonyak, látható legyen, hogy hol akadnak el a feladatok, mennyibe kerül egy projekt, mennyit veszít rajta a cég, ha késnek egy hetet, hogyan lehet jobbá tenni a folyamatokat. Alapvetően az ilyen cégeknek való a rendszer.
Példával élve az ügyviteli rendszer bevezetése olyan, mint a szobrászat. Van egy nagy kőtömbünk, ahol először csak kivájjuk a formáját az embernek, és utána jön az, hogy szépen az utolsó szemöldökig is kidíszítjük, aprólékosan kialakítjuk, hogy az egy mű legyen, de ha fordítva kezdünk bele, elkezdjük a szemöldök szőrszálait kifaragni a kőtömbből, akkor lesz egy kőtömbünk szemöldökkel, viszont soha nem lesz kész a szobor, mert annyira elveszünk a részletekben. Valami ilyesmi a projektkezelés.
Amennyiben kíváncsi vagy a további podcastjeinkre is, elérhető Spotify-on, Youtube-on, illetve a weboldalunkon, a www.projectsystem.eu –n, illetve a frik.hu –n is.