Folytatódik a vállalatirányítási tematikájú podcastünk, az első adásban megismerkedhettetek az ügyvitel, az EPR jelentőségével, legutóbb pedig fő tematikánk az EPR-rendszer működése volt, illetve az, hogy milyen esetekkor érdemes bevezetni.
A mai bejegyzésünk a mérésekre fókuszál, mit/miket lehet mérni egy EPR rendszer segítségével.
Mit lehet mérni egy EPR-rendszerben?
Leegyszerűsítve azt is mondhatnánk, hogy mindent. Első körben meg kell határozni, hogy miket akarunk mérni, embereket, pénzt, munkát, stb, ezek után, ha megvannak a folyamatok, tudjuk, hogyan dolgozunk, vannak adataink, amikből tudunk mérőpontokat létrehozni, ami alapján pedig kiszámolható, hogy nyereséges vagy veszteséges a cégünk.
Ehhez pedig nem elég szimplán ránézni a bejövő számlákra. A számlákból ugyan leszűrhetünk egy alap információt, viszont nem jelzi, hogy az államnak mennyi adót kellett befizetni.
Munkaerő hatékonyságának pénzügyi mérése
Egy kolléga dolgozik a cégben, van munkabére, tisztában vagyunk azzal hány órát dolgozik, viszont mérni kell, hogy egy ilyen munkaóra alatt mennyit is termelt a cég számára. Tíz cégből hat nem számolja ki ezt megfelelően.
- Van egy nettó bére, bruttó bére, amivel tudunk kalkulálni, van céges számítógépe, telefonja, céges autója, amortizációs díj, irodafenntartás költsége, vannak szerszámok, amiket használunk, aminél szintén kell amortizációval számolni, újabb költség, és ha ezután megvan, hogy pontosan mit bírál, mit akar beosztani, akkor tudjuk pontosan kiszámolni, hogy mennyibe is kerül nekünk a munkavállaló.
Az általánosabb az, hogy egy embernek a bruttó bérének a dupláját minimum ki kell termelnie, azért, hogy nullán legyen a cég.
Természetesen ez cégenként eltérő lehet, különböző infrastruktúrák, különböző beosztások. Téves hit, hogy a cégvezetőnek nincs költsége, mert fenn kell tartani egy irodát, ahol tudja fogadni a partnereket, online hirdetések interneten, üzleti rendezvényeket veszünk részt, ez mind költsége a cégnek azért, hogy munkát hozzunk be, munkát teremtsünk.
Röviden összefoglalva, ha egy cégnek van 10 munkavállalója, mindenkinek számolni kell a bruttó bérével, az leosztva óránként kiszámolható, ezen felül számolni kell havi irodabérléssel, rezsi, céges telefon, ha van minden egyéb céges költség (autó, stb), ezeket mind leosztani egy órára és hozzáadni a bruttó béréhez, így számolható ki, hogy mennyibe is kerül egy munkavállaló a cég számára.
Ezekből kapunk egy manuális indikátorszámot, amely megfelelő kiindulópont ahhoz, hogy a későbbi folyamatosak automatizálni tudjuk, ahol a rendszer összeadja az összes felvitt költségeket.
Természetesen ezt is sok minden befolyásolhatja, pl. ha elmegy szülőszabadságra egy kolléganő és nem vettek fel még a helyére senkit, attól még a cég rezsije ugyanannyi marad, viszont az emberenkénti leosztása értelemszerűen megváltozik, ki kell találni, hogy legyen megoldva, ne az legyen, hogy minden hónapban nyereséges a vállalkozás, de valamiért mégis megy a pénz a cég számláján, ezt hívjuk összefoglalóan a rendszerben önköltségnek a munkavállalónál.
Az önköltség az, amit az egy munkavállalóra leosztottunk az imént elmondottak szerint. Ha ez az összeg, kijön óránként 15 ezer forintra, akkor ez azt jelenti, hogy egy óra alatt a munkatársnak annyit kell teljesítenie, olyan teljesítményt kell nyújtania, hogy ennyit legalább termeljen a cégben, és akkor vagyunk nyereségesek. Nullán vagy nyereségesek, amennyiben többet termel.
Fontos kiemelni, hogy beosztástól függően változhat ez is. Nem elvárható, hogy egy titkárnő ugyanannyit termeljen, mint egy értékesítő, aki az eladott termék/szolgáltatás után jutalékot is venne ki. Így az utóbbi esetben nem elég, ha nullára jönnek ki a költségei, mert a kívánt jutalék miatt hiányt termelne.
Mindennek a legfőbb kiindulópontja, hogy legyen egy jól megírt, strukturált feladatköre a munkavállalóknak, legyen kiosztva, hogy kitől mi az elvárás és utána mérhető lesz, hogy az adott kolléga kitermelte-e a cég számára a költségeit.
Projektek mérése - mennyire részletes és mennyire macerás?
Egy projektnél látható minden költség, amivel számolni kell, ilyen költség a munkabér (az előbb említett önköltséggel együtt), mennyit időt töltöttünk vele, milyen eszközöket kellett használni, bérelni, alvállalkozók bére, a másik oldalon pedig látunk egy bevételt, ennek a kettő összehasonlításából tudhatjuk meg, hogy a munka nyereséges vagy veszteséges volt.
Mit csináljunk, ha kiderül, hogy veszteségesek a projektjeink?
Ezt hívjuk utótervezésnek. Projekt végeztével fel kell mérni, hogy hány órát töltöttünk vele, mert lehet kiajánlottunk 50 órát, viszont több, vagy akár kevesebb idő alatt készült el, ilyen esetekben újra kell tervezni a projektet, sőt biztonsági pontokat is érdemes beiktatni, ha a rászánt idő fele már eltelt.
Például vegyünk egy tervezőt, akinek az ország másik felébe át kell mennie helyszíni ellenőrzésre, oda-vissza 3-3 óra benzinköltség, munkadíj, egy óra beszélgetés, stb. Ezek olyan költségek lehetnek, amelyekkel, ha nem számolnak, akkor már az elején veszteségessé válhat a munka.
Ehhez nélkülözhetetlen a megfelelő mérés és kommunikáció, hogy a feladat végeztével mindkét fél elégedett legyen. Ha a program felénél iktatjuk be ezt a mérési, kommunikációs kört, akkor sokkal könnyebb tervezni, mintha a végén derül ki, hogy ki kell még számlázni 30 órát.
A másik, amit tudunk mérni egy projekt során, az az elakadási probléma. Ha minden rendben van pénzügyileg, de valamiért az egyik részmunka folyamatosan késik, akkor vagy az időzítést mértük el vagy a kollégának nehéz a feladat, tehát nem csak pénzügyi, hanem munkamenedzsmenti riportot is kaphatunk a mérések során.
Gyártásban előforduló mérési pont
A gyártásnál ez egy különösen izgalmas dolog, mert még egy érdekes mérési pont. Tavaly húsvétkor az egyik csokoládégyár terméke szalmonellás volt és visszavontak rengeteg árut, ezután viszont ki tudták néhány nap vagy hét alatt nyomozni, hogy melyik gyár melyik napján, melyik gyártósoron, melyik beszállító, melyik adalékanyagától történt ez az egész dolog. Tehát vissza lehet vezetni egy olyan pontra, egy jól felépített akár gyártási, akár általános ügyviteli rendszerben, hogy hol is történt a probléma. Ez pedig egy ilyen EPR rendszer nélkül lehetetlen, emiatt is kiemelten fontos, hogy minden adat rendszeresen rögzítve legyen, mert egy ilyen krízis esetén is gyorsan meg lehet találni a hibaforrást.
Illetve a folyamatjavításban az is nagyon sokat segít, hogyha tudjuk, hogy egy terméket mikor vásároltunk, esetleg mi annak a gyári szavatossága, ezt fel tudjuk rögzíteni a rendszerben, és amikor visszük ki beszerelni, akkor a raktárnak eleve azokat fogja felajánlani a rendszer, hogy először azt vedd ki, ami a leghamarabb lejár, vagy amit a legrégebben vételeztünk be.
Ezt szintén nehéz lenne fejben vagy excel tábla segítségével nyilvántartani, a rendszer viszont automatikusan jelez.
Egy projektnél az alvállalkozókról is tudunk kimutatásokat találni. Ha egyszerre több alvállalkozóval dolgozik felváltva, az EPR segítségével könnyen felmérhető lehet, hogy mennyi idő alatt végzi el a feladatait, lehet kiderül, hogy idő-pénz arányba sokkal jobban megérné, ha csak egyik alvállalkozóval dolgozna. Ilyen átfogó képet viszont csak megfelelő mérés segítségével lehet kapni.
Mérések az értékesítés területén
Az értékesítők, cégvezetők rengeteg üzleti ebéden, találkozón vesznek részt, előadásokat hallgatnak meg, amelyek fontosak lehetnek kapcsolati tőke építése szempontjából. Egy-egy ilyen eseményről rengeteg névjegykártyával mehetnek haza, de mi lesz ezeknek a kártyáknak a sorsa? Jobb esetben egy pénztárcába landolnak, ahonnan egyszer előkerül és lehet belőle egy telefon, de sokszor csak eltűnnek, illetve a korábbi érdeklődéseket tárgytalanná válnak.
Erre is megoldás, ha egy EPR rendszer leadkezelőjébe felvisszük az érdeklődést és továbbítjuk az értékesítő kollégának, hogy vegye fel vele a kapcsolatot, amiből később munka lehet a cég számára.
Szintén mérhető az értékesítő kollégák munkája is. Ha 2-3 napon belül feldolgozzák a leadeket, és tíz ajánlatból lesz hat munkája a cégnek, akkor ő egy jó értékesítő, meg kell becsülnie a cégnek. Viszont ha egy másik kolléga egy hét alatt dolgozza csak fel a leadeket, és abból csak három üzletünk lesz, akkor jelezni kell neki, hogy ebben a tempóban nem tud profitot termelni a cég és önmaga számára.
Összefoglalóban minden fejben, a tervezés során dől el, legyen egy jól megtervezett struktúra, ami alapján fel lehet mérni, mire mennyit költök, és mennyi bevételnek kell ahhoz megtörténnie, hogy nyereséges legyen a vállalkozás.
Amennyiben kíváncsi vagy a további podcastjeinkre is, elérhető Spotify-on, Youtube-on, illetve a weboldalunkon, a www.projectsystem.eu –n, illetve a frik.hu –n is.