Ahogy azt korábbi bejegyzésünkben említettük, vállalatirányítás tematikájú podcastet indítottunk, amelyben körbejárjuk a vállalatirányítási rendszerek fontosságát és az általunk fejlesztett, egyedi szoftver, a FRIK ERP működését is. Adásunk tematikája közt volt többek között a rendszer működési elve, az ügyvitel jelentősége, illetve a cégek életében lévő jelentősége a szoftvernek.
Mi is az ügyvitel, mit takar az ERP és mi jelentősége van a cégek életében?
Az ügyvitel egy tág fogalom, és sok ember gondolataiban egészen más kép szerepel róla, mint amelyre valóban képes. Legtöbben úgy gondolják, hogy csak egy számlázó szoftver, ami a havi elszámolásokhoz hasznos, vannak, akik csak a számokat figyelik (azonban erre egy kockás füzet is képes lenne), ellenben az ERP tekintetében sokkal többről van szó, láthatja a mozgó béreket, látja a riportokat, visszajelzést kap a projektekről, a pontos számokról, az értékesítési folyamatokról (első leadtál a projekt végkifejletéig).
Nagyon sok CRM van a piacon, azok viszont egy bizonyos szükségletet elégítenek ki. Vannak programok, amelyek a pénzügyi visszajelzés miatt hasznosak, vannak, amelyek az értékesítést, salest támogatják, de olyan kevés, amely segítségével összefogóan láthatjuk elejétől-végéig az értékesítési folyamatot.
A CRM modul vagy rendszerek előnye még, hogy látható, mennyi időt is kell rászánnia arra egy leendő ügyfél esetén, hogy eljussunk a szerződéskötésig. Ez mind költség, elküldeni egy kollégát tárgyalni, amely egyszerre x órányi munkadíj, személyes tárgyalás esetén többszöri benzindíj, stb. Ezt egy számlázó program nem fogja tudni soha visszaadni. Egy CRM esetében azonban könnyen levezethető, hány alkalommal szükséges találkoznunk, milyen költségekkel jár, így a konkrét szerződés előtt kideríthető, hogy nyereséges lesz az üzlet.
Ezt az elsődleges érdeklődést, érdeklődőt hívjuk lead-nek.
A lead lényegében az az érdeklődő, akivel beszéltünk és nyitott volt arra, hogy megismerjen minket. Ezt felvezetjük egy rendszerbe, és utána elkezdünk dolgozni azon, hogy ebből a lehetőségből, ebből a futó kapcsolatból egy hosszú távú együttműködés projekt és nyereség szülessen.
Mi a hírlevél-rendszer és a CRM közti különbség?
Sokszoros tévedés, hogy a hírlevél-rendszerek és a CRM-ek megegyeznek. Vannak ugyan olyan szoftverek, amelyek alkalmasak CRM funkciók ellátására, azonban nem fednek le mindent, illetve ugyan vannak olyan CRM rendszerek is, amelyek képesek tömeges hírlevelek kiküldésére, de a kettőt nem szabad összekeverni.
Manapság a hírleveleknél nagyon jó arány, ha 1000 levelet kiküldünk és abból 100-at, 200-at megnyitnak, de általában még rosszabb a helyzet, viszont akkor is nagyon fontos része az értékesítésnek, nagyon jó támogatást ad, és fontos, hogy ezekből bejövő érdeklődéseket felvigyük egy ügyviteli rendszerbe, ERP rendszerbe, hogy az érdeklődéseket, leadeket végig tudjuk vinni.
Ügyviteli szinten a levelezésből három dolgot érdemes átültetni:
- Vigyük fel a hírlevél feliratkozókat (ugyan ők még hideg érdeklődők egyelőre, de kiindulópontnak megfelelő)
- Mennyibe került, mennyi idő volt a cégnek, hogy egy vadidegen ember megadja az elérhetőségeit
- Illetve a hírlevél-küldés statisztikáját, mennyien nyitották meg, mik azok a témák, amelyek működtek.
Azonban fontos kiemelni, hogy a hírlevél feliratkozók elsősorban hideg érdeklődők, ahhoz, hogy komolyabban vehető leadről beszéljünk, lényeges, hogy a következő szintre is lépjenek. (például, ha felveszi a kapcsolatot velünk)
Ügyfélkezelés a CRM-rendszerekben
Rengeteg esetben a cégek nem tudják, hogy lépjenek tovább, kapnak egy hideg érdeklődést, feliratkoznak a hírlevélre, mégis hogy lesz belőle értékesítés?
Nagyon sok esetben felkerülnek egy rendszerbe, rögzítik a beszélgetés tárgyát, időpontját, talán még egy következő alkalmat is egyeztetnek, viszont elmarad a telefon, csúszik a projekt és mikorra eszünkbe jut, addigra tárgytalanná válik.
Fontos megjegyezni, hogy a CRM eddig a funkcióig tart, amíg felvisszük egy szoftverbe, az figyelmeztet, hogy telefonálnunk kell, de onnantól már projektmenedzsmenti, projektkezelési feladatkörről beszélünk.
Összefoglalva, beérkezett az érdeklődés, le lett vele kommunikálva, fel lett mérve, össze lett állítva egy ajánlat, ezt megkapta, visszaküldte és megrendelte, hogy ez után mi történik az ügyféllel, az már nem CRM funkció, hanem projekt vagy munkakezelés.
Ugyan a CRM-ekben is vannak kisebb pályakezelések, de a legfontosabb részek hiányoznak belőle, ez pedig a nyomkövetés. Kinek, mikorra mit ígértünk, ki a felelőse, és esetlegesen következmények, ráépülő feladatok, mérföldkövek.
Projektkezelés legfontosabb pontjai
A szerződéskötés egyik legnehezebb tétele a pontos vállalások megadása, ki mit vár el a másiktól, hány óra alatt teljesíthető.
Ha egy projekt kapcsán nincsenek ezek előre lefedve és feljegyezve, nagyon nehéz nyomon követni, hogy hány óra telt el a fejlesztéssel, melyik részfeladat mikor készült el, ki mivel tartozik még, hány munkatárs dolgozott rajta, ők milyen területen fejlesztettek, stb.
A projektkezelésben könnyű látni, hogy mik a mérföldkövek és a határidők, mikorra minek kell megtörténnie, számon lehet kérni a kollégát, aki az adott részfeladaton dolgozik, akár az ügyfelet, hogy nem hagyta jóvá/nem küldte el az adott anyagot, illetve adott esetben az alvállalkozót is, hogy a rá vonatkozó feladatokat ellássa vagy kipipálja.
Emellett lényeges pont, hogy visszanézhető, hány órát dolgoztak vele a kollégák, így ha kiderül, hogy több idő kellett a lefejlesztéshez, mint amivel számoltunk, akkor lehet korrigálni.
A HR jelentősége a projektkezelésben
A HR nyilvántartás is egy igen összetett dolog, és ezer szálon kapcsolódik a projektekhez, a számlázáshoz, illetve a pénzügyi nyilvántartásokhoz.
- Nyomon követhető, hogy melyik kolléga hány órát töltött az adott feladattal (jelenléti ív segítségével)
- Mikor érkeztek, mikor távoztak, mennyi idő ment el köztes dolgokkal (egyéb, kisebb-nagyobb szünetek)
- Beállítható, hogy ki mit lásson, a pénzügyes lásson bele a pénzügyekbe, a fejlesztők a fejlesztési feladatkörökbe
- Hibák visszakeresése (kommunikációs bökkenők, rossz rögzítések, stb)
Az utóbbi miatt is fontos, hogy egy rendszerbe kezeljük ezeket, mert nehezebb visszakeresni több programon keresztül, hogy hol a hiba, hol lett valami rosszul feltöltve, elvégezve, míg egy jó ERP-rendszerrel az első riportnál látható lesz a hiba.
ERP és a home office kapcsolata
A covid megtanította nekünk a home office, távmunka az otthon munka jelentőségét, feladatait és kihívásait. Otthonról, a helyi szerveren keresztül sokkal nagyobb kihívás dolgozni, hiszen jön egy kisebb szervergond, már nem érik el a kollégák az adatokat, nem tudnak haladni a feladataikkal, megakad a folyamat. Kisebb cégeknél a szervernek nagyobb költsége van, amit folyamatosan, havi szinten költeni kell, ellenőrizni, rendszergazdának naprakészen tartani, nehogy egy vírus szabaduljon a szerverre. Ezt egy jól működő ERP-rendszer segítségével könnyebben, gyorsabban meg lehet oldani.
Amennyiben kíváncsi vagy a további podcastjeinkre is, elérhető Spotify-on, Youtube-on, illetve a weboldalunkon, a www.projectsystem.eu –n, illetve a frik.hu –n is.