Ahogy azt megszokhattátok, folytatódik az ERP-Percek Podcast és blogsorozatunk, az előző adásunkban beszéltünk az értékesítési folyamatokról, leadekről és a lead utánkövetés jelentőségéről, most pedig a következő lépcső, az árajánlat legfontosabb jellemzőit, elemeit, feladatait járjuk körbe.
Az ajánlat legfontosabb része a precíz felmérés. Mivel tudjuk, kinek mit szeretnénk eladni, egyeztetünk az illetővel, és annak megfelelően készül az árajánlat. Természetesen fontos, hogy az előkészítéses szakasz logikára felépítve készüljön el, hogy ha sok idő a specifikáció, tájékoztassuk az ügyfelet, hogy szükség lesz ebben a szakaszban egy-két egyeztetés, hogy pontos árajánlatot tehessünk.
Az árajánlat feltérképezés nagyon összetett dolog, kiemelten fontos a pontos vizsgálat, hogy nem csak érdeklődik, hanem valóban szeretné megrendelni a szolgáltatást, mert ha sokat foglalkozunk vele, specifikációs ajánlatot készítünk és kiderül, hogy nem megfelelő neki az összeg, deficites lehet a projekt a cég számára. Ennek megfelelően jól le kell előre egyeztetni az ügyféllel a szándékokat, természetesen mindkét fél részéről, hogy ne csak egy körülbelüli árat, hanem egy pontos árajánlatot kaphasson.
A jó felmérés lényege a kölcsönös figyelem és a kommunikáció, fel kell mérni az igényeket, meg kell kérdezni minden olyan felmerülő lehetőséget, amelyek befolyásolhatják a projektet, hogy ne a feladat elvégeztével derüljön ki, hogy az árajánlatot jóval meghaladja a végső összeg.
Ha rosszul mérem fel, akkor a végén senki nem fog mosolyogni!
Magyarországon a projektek egyharmada automatikusan megáll, mert a rossz felmérés és kommunikáció miatt megemelkedett a projekt ára.
Vállalkozói oldalon az árajánlat legnehezebb része maga az árazás. Senki sem szeretne 100 órát kiajánlani 1000 munkaóra elvégeztével, viszont 1000 munkaórát nem szívesen fizetnek ki a megrendelők sem.
Szintén nehézség lehet, ha az ügyfél alkudni szeretne az árból, mert ha kivitelező oldalról, ha túl sokat enged, akkor a saját profitjából veszít, aminek a végén előfordulhat, hogy veszteséges lesz a projekt. Ezt lehet egy alapos felméréssel és megfelelő kommunikációval elkerülni.
Az előkészítési szakasznál figyelni kell arra is, hogy ne teljen el sok idő a lead és az egyeztetés között. Természetesen befolyásoló tényező lehet az ár, de az első korrekt céggel fognak dolgozni a megrendelők, azzal, aki vette a fáradtságot és felkereste az ügyfelet, nem azt mondta, hogy hívjon két hónap múlva.
Hogyan szűrjük ki a fals ajánlatkéréseket?
Gyakori az a jelenség, hogy már megvan kivel fog együttműködni, de kell pár látszat ellenajánlat, viszont mindenki tudja, hogy egyik sem fog nyerni.
Amikor leülünk valakivel tárgyalni, felteszünk pár rutinos kérdést, egy jó értékesítőnek látnia kell, hogy van-e érdeklődés a másik félnél, egy tárgyalás során kiderül, hogy érdemes-e beleölni az időt egy árajánlatra, kiküldeni az értékesítőt, esetleg ha olyan a projekt, akkor a mérnököt felmérni a terepet.
Az előkészítésnél legfontosabb, hogy meg kell beszélni velük, mennyi ideig fog tartani a projekt, körülbelüli határokat megadni anyagiakban. Ha precíz, specifikus felmérésre van szükség, meg kell mondani mennyibe fog kerülni
Mi is egy árajánlat valódi célja?
Természetesen az egyik fő célja, hogy leírjuk, mi mennyibe kerül, de talán még ennél fontosabb célja, hogy kezeljen kifogásokat, megértesse, hogy kik vagyunk, mit csinálunk, mit tudunk nyújtani, tükrözze a felmérés eredményeit, ezzel növelve a bizalmat.
Az ajánlat gyakorlatilag az már egy olyan fontos dokumentum, hogyha a másik azt elfogadja, megrendeli, ahhoz már tartanunk kell magunkat. Ezért szükséges pontos időpontokat, dátumokat meghatározni.
Emellett magának az árajánlatnak is meg kell adni a határidejét, mert lehetnek olyan külső gazdasági és szakmai tényezők, amik pár nappal, héttel, hónappal már megváltoztatnák az előtte bekalkulált díjazásokat.
Egy árajánlatnak tartalmaznia kell:
- Cég nevét, adatait
- Feladatok pontos, nem túl hosszú leírása (figyelni kell, hogy ne legyen „bő lére” eresztve)
- Feladatok határidejét, óraszámait
- Projekt bruttó és nettó árát
- Ajánlat határidejét
Milyen egy rossz árajánlat?
Két főkategóriát különböztetünk meg, az egyik a telefonba bemondott ajánlat, a másik pedig a rövid, e-mailben megírt összeg.
Egy telefonos ajánlatnál előfordulhat az a probléma, hogy megegyezel a megrendelővel egy összegben, aztán kiderül, hogy negyven százalékkal magasabb a végösszeg, mert előzetesen rosszul mondta telefonba korábban.
Szintén gondot okozhat, ha túl sok a felesleges szöveg benne. Telefonszolgáltatóknál megszokott, hogy az árajánlat jelentős része szimpla PR szöveg, bemutató a cégről, imázsépítés, viszont a konkrét árajánlatrésze elenyésző, és csak az ajánlat legvégén olvasható. A partnerek nem szakmabeliek, őket nem a felesleges és sokszor túlzó szöveg, hanem a lényeg érdekli. Természetesen szükséges magyarázatot írni az összegek mellé, de meg kell találni az arany középutat az üres, csak számokat tartalmazó ajánlat és felesleges szövegeket tartalmazó „kisregény” között.
Szakterületben kell ismernünk a saját erősségeinket, gyengeségeinket, és annak megfelelően kell ajánlatokat adunk.
Hogy épüljön fel tartalmilag egy jó ajánlat?
- Legyen elérhető minden adat a cégről (adószám, cím, telephely, székhely, kapcsolattartó, stb)
- Minden adat legyen elérhető a megrendelőről (adószám, cím, telephely, székhely, kapcsolattartó, stb)
- Határidő – pontosan megadva mit vállalok mikorra, elfogadások esetén fejlesztés, kivitelezés ideje
- Tételesen mit csinálunk, mikorra, mennyiért
- Összegzés a legalján, hogy ki adta, meddig érvényes az ajánlat, egyéb vis major pontok megadása (árfolyamváltozás, stb)
Az ajánlat egy olyan papír, dokumentum, amire az adatokat én írom föl. Minél többet felírok magamnak, annál jobban védett vagyok.
Az ajánlat tartalmi, strukturális felépítése:
- Legyen az elején egy rövid bevezető, ahol leírjuk, hogy miről van szó a projekt
- Ezután jön az ajánlatrész, ami három szakaszból áll:
- Előzmények összefoglalása
- Árak, termékek, táblázatosan, tételesen összefoglalva
- Összegzés, csomagajánlat
- Ezután van lehetőség megadni pár korábbi referenciát, ami bizalmat sugározhat, tanúsítványok, publikációk, amik erősíthetik, hogy jó cég vagyunk.
- Legvégére egy lezárás, határidőkkel, egyéb feltételekkel
De röviden összefoglalva, onnantól kezdve, hogy lead lett a leendő vevő, megkapta az árajánlatot, végigolvasta, a kommunikáció végig egy irányba vezet. Hol írjam alá?
