Az előző adásban átbeszéltük az ajánlatadás legfontosabb attribútumait, felépítését, praktikáit, ma pedig az utánkövetés és a megrendelés következik.
Mire kell figyelni egy megrendelés után? Hogyan alakul ki a megrendelés? Mi a következő lépés az után, hogy az ügyfél kinyilvánította a vásárlási szándékát? Ezekre a kérdésekre keressük a választ.
Mit tudunk tenni egy ajánlatadás után?
Ezt hívjuk utánkövetésnek. Amikor adunk egy árajánlatot, leírjuk, hogy mikor fogjuk keresni, ha van kérdése hova írhatja meg. Egyértelmű, hogy nem szabad öt percenként keresni, meg kell adni a kellő időt, de mégis keresni, amennyiben jó ideje nem történt interakció.
Fejlesztő cégnél 3-4 körös egyeztetés a megszokott, mielőtt szerződéskötés történik, egyeztetve, hogy mikor milyen feladatnak kell elkészülnie.
Mi az a pont, amikortól az ajánlat vesztettnek tekinthető?
Vesztettnek akkor tekinthető, ha többszöri keresésre se reagált. Nem válaszol az e-mailekre, keressük telefonon, nem reagál, ha valaki huzamosabb ideig nem mutat érdeklődést, akkor tárgytalan az ajánlat. (ez érdemben 2-3 hetet jelent, pár telefont, e-mailt). Ha nem történt semmi, nem kaptunk válaszokat ebben a 2-3 hétben, onnantól indul az ajánlatban megadott 30 napos határidő.
Amennyiben később újra jelentkezik, hogy közbejött valami, pályázatból szerette volna finanszírozni és arra várt, akkor újra aktualizálni kell az ajánlatot, mert változhattak az árfolyamok, infláció, sok minden befolyásolhatja.
Szóval akkor az utánkövetés annyira nem hosszú abban az esetben, ha még nem kaptunk választ. Ha pedig választ kapunk, ami pozitív, akkor pedig már megrendelésről beszélünk.
Ha elfogadták, akkor a két opció lehetséges, vannak olyan szolgáltatás megrendelések, amik egyből szerződések is és mehetnek kivitelezésre, illetve vannak olyanok, amelyek után a szerződés előkészítése történik, hogy mikorra mit fogunk kivitelezni.
A megrendelt ajánlatokból három+egy kategóriát határoztunk meg:
- Projektalapú – Projektet indítunk belőle
- Munkaalapú
- Gyártás – Gyártás indul a megrendelés után
+1-nek vehetjük azokat a projekteket, ahol adunk valamit, kiszámlázzuk és vége is.
A kommunikáció jelentősége a megrendelés során:
Mindennek az alapja a megfelelő kommunikáció. Ha történik egy megrendelés, egyeztessük le, hogy mikor tudunk vele foglalkozni, nem szabad egyszerre bevállalni 15-20 projektet, ha csak ötre van idő, értelemszerűen mindegyik megrendelő várná, hogy a sajátja legyen kész. Viszont ha egészségesen le van egyeztetve, hogy két hónap múlva tudjuk elkezdeni a projektet, mert tele vagyunk, nyár van, szabadságra mennek a kollégák, azzal a másik fél is tud számolni.
A profit a kóklertől a megfelelő kommunikáció különbözteti meg!
Nagyon fontos, hogy az ügyféllel onnantól kezdve, hogy azt mondta, hogy az ajánlatot kéri, éppúgy tartsuk a kapcsolatot, mint amikor hívogatjuk, hogy fogadd már el az ajánlatot.
A kommunikáció akkor is fontos, ha úgy alakulna, hogy csúszik az egyik feladat átadása. Ha azt látjuk a határidőt megelőző 1-1,5 héttel, hogy kell még idő, mindenképp jelezni kell, hogy tudjon róla, számoljon vele. Ha az átadás előtt 1-2 nappal jelezzük, hogy bocsi, nem készül el, akkor a partnert se tartjuk tiszteletben, illetve csak azért fogja elfogadni, mert nincs más választása.
Szerződés előtti „munka”
Ez is szituációfüggő, ha van egy régi partner, akivel megvan a bizalom és kell egy s.o.s munka, előfordulhat, hogy a szerződés előtt már elkezdenek dolgozni a feladaton, viszont ha új ügyfél jön, nem szabad belemenni, hiszen az esetleg előforduló fizetési elmaradásokat, hiányokat csak bírósági úton lehetne „megtámadni”, az viszont idő és költség szempontjából is veszteséges lehet. Amennyiben viszont van egy elfogadott, dokumentált visszajelzés, hogy elfogadta az ajánlatot, esetleg előlegszámlát is fizetett, onnantól kezdve van lepecsételt dokumentum mindkét félnél.
- Mi az, amire kell még itt figyelni ebben a pillanatban, amikor meg van rendelve az ajánlatunk, de még nem kezdtük el. Mondjuk itt valahol a szerződés írás környékén járunk. Mi az, amit még meg kell vizsgálnia egy cégnek a folyamataiban?
- Saját erőforrások felmérése
- Melyik kollégák fognak részt venni a projektben
- Amennyiben vannak alvállalkozók, velük egyeztetni
- Eszközök felmérése, ha épp szükség van a projekt szempontjából
Van-e létjogosultsága a megrendelőlapnak?
A mai digitalizált világban egyre kevesebb, de vannak olyan iparágak és cégek, amelyek életében mai napig fontos szerepet kap.
Van, ahol a megrendelő lap aljába egy egyoldalas szerződés, akkor gyakorlatilag minden egyben megtalálható és van relevanciája, de amikor már megtörtént a szerződés megírása, onnantól már a megrendelés, mint témakör vége felé haladunk, így csak egy plusz kör lesz, amivel eltolódhat a kezdés időpontja.
Bürokrácia vs Rugalmasság
Amikor az ajánlatadásnál, az egy rugalmasabb időszak, addig a pontig, amíg ki nem adtuk a konkrét ajánlatot. Ott van egy bürokratikus rész, rendben kell lennie tartalmilag, utána a megrendelésnél jön a szerződés, ahol szintén bürokratikusan, minden pontnak meg kell felelni, hogy a szerződés minden pontja megfeleljen, azt érdemes is lassan, teljes odafigyeléssel elkészíteni, elkerülve az esetleges hibákat, félreértéseket.
Egy cég minél tapasztaltabb, minél idősebb, annál szabálykövetőbb, pontosabb, részletesebb, míg egy új, fiatal cég általában sokkal rugalmasabban áll ezekhez a bürokratikus kérdésekhez.
A szerződés terjedelme is változhat, iparágtól, terméktől vagy épp szolgáltatástól függően. Például egy autóvásárlási szerződés rövidebb lehet, benne minden alapadattal, autóspecifikációval, míg egy weboldalnál részletezni kell minden apró pontot, mérföldkövet, dátumot, hogy egyes szakaszok mikor kerülnek átadásra.
Összefoglalva, cég és szolgáltatásfüggő is lehet a szerződés hossza.
Amennyiben kíváncsi vagy a további podcastjeinkre is, elérhető Spotify-on, Youtube-on, illetve a weboldalunkon, a www.projectsystem.eu –n, illetve a frik.hu –n is.